Cómo gestionar los RRHH
El equipo de proyecto esta compuesto de personas a las que se han asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto. Para la gestión, se tendrán en cuenta de los miembros del proyecto: sus habilidades, tiempo de contratación (completo o parcial) y en que momento se incorporarán y abandonarán el equipo de trabajo. En los siguientes puntos vamos a ver como llevar a cabo la planificación de los RRHH y como lo adquiriremos, desarrollaremos y dirigiremos durante la ejecución.
Planificación de los recursos humanos
En la planificación tendremos en cuenta los diferentes procesos:Identificar y documentar los roles
Los roles dentro del proyecto pueden designarse para personas o grupos. Tales personas o grupos pueden pertenecer o no a la organización.En el proceso de identificar y documentar los roles documentaremos para los diferentes miembros o grupos:
- Su responsabilidad que tendrá sobre el proyecto
- Su autoridad para tomar decisiones, aplicar recursos al proyecto y firmar aprobaciones
- El trabajo que se espera que realice para completar las actividades del proyecto.
- La habilidad y capacidad necesaria para completar las actividades.
Organigrama jerárquico (RBS)
En segundo lugar, realizaremos una lista jerárquica de los recursos, relacionando por categorías y tipos de recursos. Un ejemplo sería:
Dependiendo de las necesidades del proyecto puede variar el detalle de la información. En este caso, el RBS representa el nivel de responsabilidad dentro del proyecto ordenado por departamentos y su principal habilidad. Como elemento raíz encontramos el responsable del proyecto, y cada uno de sus hijos representa un departamento, exactamente el responsable de ese, y finalmente los miembros del equipo. Cada miembro puede tener un nivel de autoridad sobre otro.
Matriz RACI
Podemos representar en una tabla la responsabilidad de los recursos del proyecto, asignando a estos una responsabilidad a cada paquete de trabajo.Las siglas RACI significan "Responsible (R), Accountable (A), Consulted (C), Informed (I)" (Persona responsable de ejecutar la tarea, persona con responsabilidad última sobre la tarea, persona a la que se consulta sobre la tarea y persona a la que se debe informar sobre la tarea). Un ejemplo de matriz:
Plan para la gestión del personal
En este punto describiremos cuándo y cómo se van a incorporar los miembros del equipo al proyecto y durante cuanto tiempo.- Adquisición del personal: En este punto planificamos la incorporación, el origen del equipo, ya sea de la propia organización o de fuentes externas contratadas. Por otra parte, la ubicación del equipo, centralizado o des de lugares remotos. Es importante tener en cuenta, que de la adquisición saldrán unos costes que se tendrán en cuenta en la gestión de costes.
- Calendario de recursos: obtendremos un calendario con todos los miembros del equipo en el qual se indicará el durante cuanto tiempo tendremos disponible el recurso. Una herramiento muy útil pude ser Microsoft Project, donde asignaremos los recursos a sus tareas.
- Plan de liberación: Es necessario tener en cuenta la entrada y la salida de un trabajador en el proyecto. Un trabajador en el proyecto conlleva un coste asociado, es importante tenerlos en cuenta. Un ejemplo podria ser:
- Necesidad de captación: Haremos una buena planificación de como asignaremos los recursos, con el fin de asegurarnos que tienen las competencias requeridas para sus tareas. También puede incluir medios para ayudar al equipo a obtener certificaciones.
- Recnonocimientos y recompensas: podemos premiar la eficiéncia de los trabajadores en cada una de sus tareas o durante un periodo de tiempo. Podemos utilizar un tabla informativa RR:
En la misma plantilla encontramos una leyenda con la explicación.
Fase de ejecución
Durante la ejecución del proyecto se tendrá que adquirir el equipo, una vez adquirido desarrollarolo y dirigirlo. Se explica cada una de estas a continuación:Adquirir el equipo
Para adquirir el equipo del proyecto, es necesario reclutar los RRHH necesarios para completar el trabajo. Utilizando la planificación de los recursos sabemos que miembros del equipo deben empezar a trabajar.En la adquisición del equipo conseguiremos:
- Asignar personal al proyecto.
- Disponibilidad de recursos. Documenta los periodos de tiempo que un recurso debe trabajar en el proyecto (calendario de recursos)
- Actualizar, si es necesario, el plan de gestión de personal.
Desarrollar el equipo
Desarrollar el equipo del proyecto es mejorar tanto las competencias de cada uno de los miembros como la relación entre los otros miembros. Con esto conseguiremos:- Motivar, mejorar habilidades y augmentar las competéncias de los trabajadors
- Mejorar la confianza y cohesión
- Crear dinámica y cooperación
Dirigir el equipo
El proceso de dirigir el equipo del proyecto es el seguimineto del rendimineto de los miembros del equipo, este proceso de retroalimenta de la información de los miembros, algunas de las tareas son, resolver incidencias, polémicas, coordinar los cambios i evaluar el rendimineto.De este proceso podemos obtener:
- Solicitudes de cambios
- Actualizaciones del plan de proyecto en las áreas de dirección, factores ambientales y activos de procesos de organización.
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