Gestión de las adquisiciones

En la gestión de adquisiciones encontraremos diferentes procesos para comprar o adquirir los productos o servicios fuera del proyecto. Entre otras cosas, nos encargaremos de gestionar los contratos.

Planificar las gestión de las adquisiciones

Importante! Debemos planificar este proceso antes que la planificación del alcance, porqué en este proceso decidiremos si adquiriremos o produciremos, esto nos puede cambiar por completo el alcance.
En este proceso tomaremos y documentaremos las decisiones sobre adquisisciones como si contaremos o no con un sistema centralizado, es decir, un deparrtamento de compras, las políticas de adquisiciones, el procedimineto de adquisiciones a seguir, es  muy útil utilizar checklist para controlar todo el proceso y no olvidarnos de nada, un ejemplo sería:

Clic para descargar plantilla checklist proceso adquisiciones

Este checklist consta de diferentes secciones, las dos primeras de planificación, que solo se tendrá que comprobar una vez y las dos últimas se tendrán que realizar en cada fase de seguimiento.

En la planficación también decidiremos los tipos de contratos:

• Precio fijo (PF)
• PF cerrado
• PF + honoraris con incentivos
• PF + ajuste económico de precio
• Costos reemblozables (CR)
• Costes + honorarios fijos
•  Costo + honorarios por cumplimiento de objetivos
• Tiempo y materiales (TM) 

Se puede establecer una política de contratos con todos los contratos que se pueden definir en el proyecto y con que uso:

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Por último también podremos establecer una política de evaluación de adquisisciones entre los diferentes proveedores. Por ejemplo:

Puntuación	Descripción
10	El proveedor que ofrece la mejor prestación en los aspectos a analizar.
5	El segundo mejor candidato en aspectos a analizar.
0	Los otros candidatos.

Cada adquisición tendrá unos criterios de puntuación, por cada proveedor vamos a puntuar su producto y los ordenaremos de mayor a menor, esto lo veremos en la fase de ejecución.

Una vez tengamos todas las políticas y decisiones de adquisiciones podemo empezar con los documentos de los proveedores.

El proceso para la selección de proveedores debe ser el siguiente:
1.- Documentación de las adquisiciones. Primero documentaremos todas las adquisiciones. Como haveis vistos a nosotros nos gustan mucho las tablas, así que hemos creado dos tablas para cada adquisición. En una toda la información referente a la adquisición y otra para criterios de evaluación a la hora de elegir entre proveedores. Un ejemplo:

ADQUISICION_IS_01 – Base de datos
Descripción		Necesidad de una base de datot par almacenar información que nos proporcionarán las plantillas: velocidad, potencia de golpe, pisada, etc. (se pueden ver todos los requisitos en alcance)
Tipo de adquisición		Servicio
SOW		Enlace a doc. SOW
Tipo de contracto		RFP
Términos de cronograma	Planificación del contrato	02/01/2017 – Inicio de la planificación de la gestión de adquisiciones
	Solicitar respuesta	15/01/2017 – Tiempo necesario para analizar todos los proveedores
	Seleccionar proveedor	30/01/2017 – Se selecciona el mejor proveedor de la base de datos a contratar
	Cerrar contrato	10/02/2017 – Se adquirirá la licencia de la base de datos un dia antes de empezar el diseño del producto.
RiesgosRiesgos		- Elegir una BD con una velocidad de transferencia menor que la especificada. - No aplicar suficientes medidas de seguridad. - Que la BD tenga una disponibilidad menor del 95%. - Aconseguir una base de dades amb una llicència gratuïta durant 1 any
Coste máximo		1500€
Métricas de gestión		- Tiempo de instalción de la BD - % de especificaciones cubiertas/demandadas - % de desviación de costos estimado

Clic para descargar plantilla documentación de adquisición

3.- Crear los enunciado de trabajo relatico a la adquisición (SOW). En este documento definiremos el árticulo/servicio a adquirir con suficiente detalle para los proveedores. Un ejemplo de SOw podria ser:

Clic para descargar ejemplo SOW - Clic para descargar plantilla SOW

Es importante ver que de este documento saldrán datos de cronograma, los cuales se tendrán en cuenta, podremos crear un calendrario de recursos.

4.- Crear documentos de adquisiciones. Estos documentos se utilizarán para pedir propuesta a los vendedores. Existen diferentes tipos, RFQ, RFP y IFB. En el siguiente ejemplo veremos un RFQ de petición de presupuesto:

Clic para descargar plantilla RFQ

Ejecución. Efectuar adquisiciones

En este proceso obtendremos la respuesta de los proveedores, analizaremos y seleccionaremos la mejor oferta.

Recordad que tenemos un checklist que nos dice paso por paso lo que haremos en este proceso! También os puede servir de guia para la gestión de adquisiciones, no solo para utilizar en el proyecto.

1.-Buscar y enviar documentos a proveedores.  De un estudio de mercado podemos obtener los diferentes proveedores y enviarles los documentos de adquisiciones.

2.- Reunión con proveedores.

3.-Comparación de ofertas. Para cada adquisición debemos tener unos criterios de evaluación. Por ejemplo para la elección de una base de datos podriamos puntuar:

Criterios de evaluación		ORACLE (1200€)	MySQL (1500€)	Microsoft SQL Server (1099’99€)	Ponderación
Calidad el suministro	Velocidad de transferencia	10	5	0	60%
	Base de datps relacional	10	10	10
	Cumplimiento normas ACID	10	10	10
	Soporte programación PHP	10	10	10
	Según clasificación de la página https://db-engines.com/en/ranking	10	5	0
	PUNTUACIÓN MEDIA	10	8	6
Flexibilidad	Periodo de pruebas gratuito / Cancelación del pago si no nos convence	0	10	5	15%
	Departamento de atención al cliente	10	5	0
	PUNTUACIÓN MEDIA	5	7’5	2’5
Preus	Relación calidad-precio	10	5	0	25%
Puntuación final		9’3	7’2	4’00

Clic para descargar plantilla de puntuación

Cada columna de la tabla represnta un proveedor. La puntuación que se les pone 10, 5, 0 son las establecidas en la planificación. Como vemos, oracle es la que ha obtenido más puntuación.

Proceso de control y monitoreo. Controlar las adquisiciones.

En el proceso de controlar las adquisiciones comprobaremos que los proveedores cumplan con sus obligaciones, si ha habido cambios y si el rendimineto del proveedor cumple los requisitos del contrato.

Importante, hay diferentes procesos que tenemos en cuenta en esta fase como: el control de calidad, control ingrado de cambios y el control de riesgos.

Y por último, inspecciones y auditorias, realizaremos estas tareas para identificar debilidades en el proceso de trabajo o productos entregables del vendedor. Y controlar los pagos.

De todo este proceso podemos desarrollar un informe de desempeño de trabajo: problemas que nos servirán para reclamaciones o nuevas adquisiciones que podremos anotar en lecciones aprendidas.

Al gestionar cambios, se tendrá que modificar la planificación, lo cual nos servirá para el cierre del proyecto.

Prceso de cierre. Cerrar las adquisiciones.

Este es parte del proceso de cierre del proyecto. Basicamente lo qyue haremos será verificar que todo el trabajo y productos han sido aceptados.

Con los documentos de planificación podremos verificar:

• Adquisiciones cerradas. Cerrar los contratos con los proveedores.
• Actualizar los activos de los proceso de la organización. Aceptar los entregables y documentar otras lecciones aprendidas.