Gestión de comunicaciones

Según PMBOKⓇ, la Gestión de Comunicaciones incluye los procesos necesarios para garantizar la adecuada y oportuna recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la información del proyecto.

Conceptos sobre comunicación

La comunicación de un proyecto compromete a todos los stackeholders. Para eso tenemos un responsable para cada stackeholder.
Con una buena comunicación podemos crear un puente entre los interesados.

Existen diferentes formas de presentar las comunicaciones: interna o externa, formal o informal, escrita o oral, etc.
La descripción general del proyecto la podemos encontrar en los siguientes 3 procesos:

Planificar la Gestión de Comunicaciones

En la planificación determinaremos la información que debemos comunicar a los diferentes interesados y como.
En resumen en este punto deberemos determinar los requisitos de comunicación: idioma, formato, contenido, nivel de detalle, plazo y frecuencia, motivo, responsables, receptores, métodos o tecnologías, restricciones, etc.
Podríamos tener una ficha de información para cada comunicación:

Clic para descargar la plantilla

En este punto también se pueden documentar las diferentes cuentas i formas de comuniación estandarizadas para este proyecto, así como otros recursos para gestionar las comunicaciones, como respositorios con los historiales de las comunicaciones y otras políticas.

Ejecución de la Gestión de Comunicaciones

Gestionar las Comunicaciones

La gestión de comunicación es un proceso de comunicación, en el cual aplicaremos el plan de gestión de comunicaciones, es decir, pondremos la información a disposición de los interesados adecuados según el plan.

En este proceso de ejecución obtendremos las comunicaciones del proyecto. Podremos contar con, feedback del desempeño, estado de entregables (requisitos y criterios de aceptación), avance del cronograma y costes.

Monitoreo y control

Controlar las comunicaciones

En lo largo del ciclo de vida del proyecto aseguraremos que se satisfaga la planificación de comunicaciones.

El control de las comunicaciones puede desencadenar una iteración de los procesos de planificación y gestión de las comunicaciones.
Para este control se puede utilizar alguna plantilla de aprobación con los diferentes responsables, los requisitos  de comunicación establecidos en el plan.
Con el objetivo de obtener información sobre el desempeño del trabajo para generar o no solicitudes de cambio.