Gestión de costes

La gestión de costes consiste en realizar una estimación de los costes que te puede conllevar la realización del proyecto y durante su ejecución controlarlos para tratar de no superar el presupuesto inicial esipulado.

Índice de contenidos
1. Cómo gestionar los costes
1.1. Plan de gestión de costes
   1.1.1. Estimar costes
   1.1.2. Preparar el presupuesto
   1.1.3. Realizar el presupuesto
1.2. Control de costes

Cómo gestionar los costes de un proyecto

Realizar una buena gestión de costes es fundamental para garantizar éxito en el proyeto en el que se está desarrollando, ya que al fin y al cabo, todo se convierte en dinero. Así es, si se sube el alcance, necesitaremos abarcar muchas más funcionalides, a la par de mucho más tiempo para realizarlas. Para realizar estas funcionalidades, seguramente necesitaremos una materia prima, y aunque no se necesite, siempre será necesario tiempo de los trabajadores de la organización para realizarla, a quién hay que pagar.

Plan de gestión de costes

La realización del plan de gestión de costes se realiza mediante las siguientes actividades

Estimar costes

En esta etapa se realiza una estimación de los costes financieros para realizar todas las tareas identificadas en el proyecto. Hay que tener en cuenta que se tiene que realizar esta estimación para todos los recursos que su puedan necesitar: personal, recursos materiales, servicios, instalaciones y márgenes de contingencia para suplir posibles desviaciones, etc.

Para realizar estas estimaciones, será muy importante los activos que ya hemos generado previamente, como la EDT y su diccionario o el registro de riesgos ya que una gestión de éstos implica una subida del presupuesto. Además, la organización deberá valorar los factores ambientales propios que puedan influir en el cálculo de los costes y deberá valorar algunos presupuestos hechos anteriormente en proyectos similares al que se está realizando.

Preparar el presupuesto

Una vez se haya realizado la estimción de los costes, se puede empezar a preparar el presupuesto sumando todos los valores que nos han salidos en esa estimación para sacar una línea base de los costes totales del proyecto.

¿Has dicho línea base de los costes? Efectivamente, y es bastante importante su realización. Esta línea base consiste en una representación de los costes distribuida a lo largo del tiempo de duración del proyecto. Aparece como se van a ir gastando el dinero en el proyecto y también cuando va a tener inyecciones de financiación.

Realizar presupuestos

Una vez tengamos toda esa información disponible vamos a ponernos manos a la obra y realizaremos los presupuestos. Sí, presupuestos en plural ya que debemos realizar un presupuesto interno para la organización, con todo bien detallado y otro para el cliente. ¿Y eso por qué? Pues desgraciadamente los clientes no entienden que debe haber tareas de gestión, y estas cuestan dinero, por lo que se debe camuflar algunos de estos costes dentro de otros para que no se vean. Además, no puedes dejar ver el beneficio que deseas sacar al cliente ni los márgenes reservados por desviaciones, así que estos también tiene que desaparecer i repartirse entre las diferentes tareas. Una buena opción para entregar a los clientes es hacer un presupuesto por entregables y una descomposición a muy alto nivel de estos.

Además, en este módulo de gestión económica, tenemos que tener en cuenta esta clasificación de los costes (aunque hay muchos más tipos):

Según grado de variabilidad

Costes fijos: Son aquellos que permanecen costantes independientemente de la actividad de la empresa, es decir, aquellos costes que se deben pagar sólo por tener la empresa abierta. Unos ejemplos de estos tipos de coste son: Alquileres, luz, agua, internet, gas, etc.
Costes variables: En este caso, dichos costes varian directamente proporcional al grado de actividad de la organización, por ejemplo: materiales, gastos directos, impuestos, mano de obra, comisiones, etc.

Según su asignación

Costes directos: Costes que se asiganan directamente a una unidad de producción o servicios. Normalmente los costes directos suelen ser a su vez costes variables.
Costes indirectos: En este caso, los costes no se pueden asignar directamente a un producto o servicio, sino que se distribuyen en distintas unidades productivas. Normalmente los costes indirectos son costes fijos.

Click para descargar plantilla de presupuesto de cliente e interno excel

Nos encontramos ante una plantilla bastante extensa, por la que es imposible que tenga cabida dentro de una foto. Vamos a explicar algunas particularidades de este excel para la gestión económica:

En la parte superior del presupuesto interno se hace un resumen, dónde aparece el coste del proyecto, el beneficio que se espera sacar (muy importante contemplarlo, sinó trabajaríamos para nada), los márgenes reservados para contrarestar las desviaciones y el IVA. El IVA tan solo se debe aplicar al coste total, excluyendo los beneficios y margenes.
La infraestructura calculada en los costes indirectos se suele calcular teniendo en cuenta lo que se ha gastado en proyectos anteriores. Hay que tener en cuenta también que estos costes deben dividirse por el total de proyectos que se estén realizando simultáneamente en la organización.
Auque se estén escondiendo algunos costes en el presupuesto que se le entrega al cliente, el total de éste y el presupuesto interno tienen que se exactamente el mismo.

Control de costes

Para controlar los costes de un proyecto no basta con mirar lo que deberías haber gastado hasta le fecha y comprararlo con lo que tienes realmente, ya que aquí entran muchas más variables. Por ejemplo, puede ser que se haya hecho más trabajo del planificado, y por ende haber gastado más, pero en ningún caso significa que el proyecto vaya mal de dinero, al contrario, puede significar que vaya mejor que nunca. Por eso mismo se necesita una técnica mucho más avanzada para llevar a cabo un control de costes eficiente y seguro, sacando unas conclusiones durante el proceso de seguimiento que nos va a dar mucha información sobre el estado del proyecto: La técnica EVM, también conocida como la técnica del valor ganado.

Gracias a la técnica EVM podremos obtener toda la información acerca del estado del proyecto en comparación con la planificación que se llevó a cabo en su momento. Esta información estará basada en las desviaciones temporales y de presupuesto que se hayan podido producir.

¿Pero es muy complicado aplicar esta técnica no? ¡Para nada! Solo vas a necesitar conocer 4 valores sobre tu proyecto para poder obtener un sinfín de información:

PV (Valor Planificado): Se trata de la totalidad del presupuesto que se ha asignado al trabajo programado, es decir, el presupuesto planificado hasta la fecha de la aplicación de la técnica.
EV (Valor Ganado): Se calcula como el costo presupuestado del trabajo realmente realizado. ¿Te ha estallado la cabeza? No te preocupes, es normal. Simplemente tendrás que sumar el coste de cada una de las tareas multiplicado por el porcentaje realizado de la tarea. Así mucho mejor. Pero claro, ahora te preguntarás cómo sabes el porcentaje de todas las tareas. Pues en las organizaciones se suelen hacer unos reportes en la que cada trabajador tiene que informar del avance de sus tareas, y a partir de ahí, se realiza este estudio. Te dejo una plantilla de cómo podría ser este reporte de avance:

Click para descargar plantilla de reporte de tareas para técnica EVM

AC (Coste Real): Es el coste que se ha gastado realmente hasta la fecha.
BAC (Presupuesto hasta la conclusión): Es el presupuesto total de todo el proyecto, calculado durante la planificación de los costes.

Una vez se han obtenido estos 4 valores (no muy dificil de obtener), se vas a realizar una serie de operaciones entre ellos para encontrar un sinfín de variables que nos van a venir muy bién para obtener mucha información de ellas. Algunas de ellas son las siguientes:

SPI = EV/PV: Este indicador es el índice de desempeño del cronograma y nos indica si vamos adelantados o retrasados según el plan y en qué porcentaje. Si es menor de 1 significa que vamos atrasados según el plan, si es exactamente igual a 1 significa que vamos clavados según lo planificado y si es mayor que uno significará que vamos con adelanto. Ej: Si aplicando la fórmula nos ha dado que SPI=1'08 significa que vamos un 8% adelantados sobre los planificado en términos de cornograma.
EACt = Duración total/SPI: Con esta fórmula tan sencilla obtenida con el resultado de la fórmula anterior, nos va a indicar en qué tiempo exactamente se pretende terminar el proyecto si seguimos con este ritmo de trabajo.
EAC = BAC/CPI: Con esta medida vamos a obtener información sobre si estamos por encima o debajo del presupuesto total del proyecto. Para mí este indicador es útil ya que nos sirve para calcular el siguiente.

Nota: CPI=EV/AC

VAC = BAC - EAC: Gracias a realizar este cálculo vamos a saber con que variación de costes (tanto positivamente como negativamente) se espera terminar el proyecto si sigue todo al rendimiendo que ha ido hasta ahora

Todo esto es muy bonito, ¿pero en cada reunión de seguimiento tengo que sentarme en la mesa con una calculadora y sacar todos estos valores? Obviamente no. Ya que hemos aportado plantillas de todo, esta no será una excepción.

Click para descargar plantilla EVM excel

Esta plantilla es una de las más grandes, por lo que podrás obtener un montón de información más que la que he mencionado arriba, ya que además de todo eso, hace el cálculo para muchas más variables. Por lo único que tienes que preocuparte tu es para meter los valores iniciales (presupuesto y tiempo planificado) en la parte superior izquierda y meter los 3 valores mencionados anteriormente (PV, EV y AC) cada vez que quieras realizar este estudio. La hoja de cálculo hará el resto de trabajo por tí y calculará el valor de un sinfín de variables. Los indicadores no explicados quedan pendientes de estudio del lector. Admás de todo eso, la misma hoja de cálculo va a dibujarte un gráfico que te va a proporcionar bastante información sobre el estado del proyecto: